Party organisieren für Kinder und Erwachsene

Eine Party zu organisieren, kostet Zeit, Geduld und so manchen Nerv. Fehlt jedoch die Vorbereitung, Chaos. Daher mindestens eine Woche vor dem Stichtag in Ruhe mit der Planung starten. Dann heißt es am Ende auch: „Heute brennt hier der Flokati, denn wir feiern eine Party.“

Themenübersicht

Eine Party organisieren – das sind die wichtigen Fragen

Wer das erste Mal eine Party zu organisieren hat, braucht ein Mindestmaß an Zeitmanagement und Ideen. In Stress gerät, wer auf den letzten Drücker das Essen zubereitet und Stapelstühle für die Gäste in den Garten stellt.

Damit eine Feier zum Erfolg wird, beginnt die Planung eine, besser noch zwei Wochen zuvor. Der erste Schritt: Notizen machen. Zum Partybudget, dem Motto und den notwendigen Einkäufen. Dabei hilft es, die folgenden Fragen zu klären:

Was ist mein Budget?

Die Partygäste ins Restaurant einladen oder doch zu Hause feiern? Ein Blick auf die Ersparnisse gibt die Antwort.

Der Anstieg der Mehrwertsteuer auf wieder 19 Prozent macht den Restaurantbesuch teuer. Kostete ein Schnitzel mit Bratkartoffeln 2023 noch 16,90 Euro, stehen 2024 rund 18,80 Euro auf der Rechnung. Plus Getränk und Nachtisch kommen pro Gast schnell über 30 Euro zusammen.

Findet die Party zu Hause statt, fällt für den Lebensmitteleinkauf ebenfalls Mehrwertsteuer an. Doch entfallen die Servicekosten. Wer zudem „Crowdfeeder“ mit wenig Zutaten anbietet, spart beim Einkauf.

Bevor es daran geht, für die Party zu shoppen, lohnt ein Blick aufs Budget. Dieses bestimmt ebenfalls, wie viele Gäste kommen können. Schließlich gestaltet es sich schwierig, mit 50 Euro eine Party für 200 Menschen zu organisieren.

Wer eine preisgünstige Feier plant, rechnet mit rund zehn Euro pro Person. Darf es etwas aufwendiger sein, sind 25 Euro pro Partygast realistisch.

Achtung: Ausgefallen gestaltete Kindergeburtstage gehen stark ins Geld. Für eine Party können die Kosten dreistellig ausfallen.

Gibt es ein Motto?

Steht die Kalkulation, beginnt der spaßige Teil der Partyplanung: die Mottosuche. Das verleiht dem Fest eine besondere Note.

Welche Mottos infrage kommen, hängt von der Art der Party sowie den Vorlieben von Gastgeber und Gästen ab. Für einen Kindergeburtstag mit der sechsjährigen Tochter als Geburtstagskind kommt eine Meerjungfrau- oder Prinzessinnenparty infrage. Dagegen freut sich der siebenjährige Sohn eher über ein Abenteuer- oder Fußballmotto.

Steigt die Party für einen Menschen außerhalb der Familie, interviewe ihn bezüglich des Mottos. Sonst ärgert sich das Geburtstagskind, das statt Prinzessinnen lieber Dinosaurier mag.

Suchen sich Erwachsene ein Motto für die eigene Party aus, kommen folgende Inspirationen infrage:

80er-Jahre
Filmikonen
Hippie

Eine ausgefallene Idee ohne Kostümaufwand gesucht? Bei einer „Lumpenparty“ reichen ein löchriges T-Shirt, schmuddelige Jeans und die abgelatschten Turnschuhe.

Wie viele Gäste kommen?

Die Anzahl der eingeladenen Gäste beeinflusst, wie viel eine Party kostet und wo sie stattfindet. Zehn bis 20 Besucher finden in einer großen Wohnung Platz. Für eine sommerliche Feier mit 50 bis 100 Gästen ist ein großer Garten von Vorteil.

Damit rechtzeitig klar ist, wie viele Partygäste auftauchen, hilft folgendes Vorgehen:

Partyeinladungen mindestens einen Monat vor der Feier mit Bitte um Antwort verschicken
zwei Wochen vor der Party bei den Nachzüglern nachfragen
eine Woche vor dem Fest sicherheitshalber eine Partyerinnerung verschicken

Das frühe Versenden von Partyeinladungen gibt den Gästen die Chance, sich den Termin freizuhalten. Müssen sie absagen, bleibt Zeit, um die Partyplanung an die veränderte Gästezahl anzupassen.

Welches Essen solls geben?

Gutes Essen macht gute Laune. Die Wahl von Speis und Trank gehört zu den wichtigen Partyvorbereitungen. Beliebte Partygerichte sind:

Steak, Würstchen und Gemüse vom Grill
Bockwürstchen und Kartoffelsalat
Fingerfood und Sommersalate

Wichtig: Das Essen sollte dem Gastgeber und der Mehrzahl der Gäste schmecken. Bei den Getränken bietet sich eine Mischung aus Alkohol, alkoholfreien Alternativen und Softdrinks an.

Tische und Stühle – was ist die richtige Deko?

Wer mit wenigen Gästen im Wohnzimmer feiert, braucht sich um zusätzliche Stühle und Tische keine Gedanken zu machen. Anders sieht es aus, wenn sich zahlreiche Partygäste in Haus und Garten tummeln.

Damit jeder einen Sitzplatz erhält und seinen Teller bequem abstellen kann:

Plätze abzählen
die gebrauchte Anzahl Stapelstühle besorgen
mehrere Tische aufstellen

Anschließend abhängig von der Tischgröße mehrere Stühle pro Tisch positionieren. Ist auf der Party eine bestimmte Sitzordnung gewünscht, gehört ein Platzkärtchen zu jedem Platz.

Neben ausreichend Tischen und Stühlen lebt eine Party von stimmiger Dekoration, die zum Motto passt. Gekauft oder selbst gebastelt.

Welche Musik passt?

Schmatzende Laute und das Klirren von Besteck sind auf Partys eine klassische Geräuschkulisse. Hintergrundmusik überdeckt diese beim Essen. Später beim Tanzen weichen die leisen Melodien lauteren Tönen.

Dabei gilt ebenfalls: Die Musikauswahl sollte den Ohren des Gastgebers schmeicheln und den meisten Gästen gefallen. Die Songs daher passend zum Motto sowie zum Alter und Geschmack der Partygäste auswählen. Auf Omas Geburtstag passt tendenziell Schlagermusik. Auf der 80er-Jahre-Party ein „Best-Of“ dieses Jahrzehnts.

Extratipp: Kleine Geschenke für Deine Partygäste

Essen, Deko und Unterhaltung bilden die Basis einer gelungenen Party. Das i-Tüpfelchen sind kleine Geschenke für die Gäste. Geschenktüten mit Naschereien sind auf Kindergeburtstagen beliebt.

Für die Erwachsenen:

Mini-Pralinenkästen
Duftkerzen
Fläschchen mit Likör

Passend zum Motto gewählte Geschenke sind kreativ. Vielleicht ein Scrunchie und ein Stirnband zur 80er-Party?

Fazit

Wer eine Party organisieren möchte, beginnt damit ein bis zwei Wochen vorher. Einladungskarten mit dem Motto einen Monat zuvor verschicken. Stehen Budget und Gästeanzahl fest, gehts an die Feinheiten. Dazu gehört die Wahl des Essens, der Deko und der Musik.